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23. April 2020
Wie rechnet man Kurzarbeit korrekt ab? – Ein Leitfaden von KMU Portal
Gemäss Staatssekretariat für Wirtschaft sind per 15.04.2020 rund 1.7 Mio. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von der Kurzarbeit betroffen. Für die KMU bedeutet dies obligatorische Zeiterfassung, summarische Abrechnungen und Anpassungen bei den Lohnabrechnungen infolge Kurzarbeit. Wir zeigen, wie es gehen kann und stelle Ihnen unsere selbstentwickelte Excel-Vorlage kostenlos zum Download zur Verfügung.
Trotz staatlichem Entgegenkommen bei der Abwicklung, sind die KMU aufgefordert, bspw. Zeiterfassungen oder Stundenrapporte zu führen, Soll- und Ist-Stunden sowohl für Festangestellte als auch Personen im Stundenlohn zu ermitteln und korrekt abzurechnen. Vor allem viele Kleinbetriebe stehen diesbezüglich vor neuen Herausforderungen.
Neben der obligatorischen Zeiterfassung ergeben sich auch Mehraufwände bei den Lohnabrechnungen. Diese sind unter Kurzarbeit je nach Ausfallstunden jeden Monat anders. Insbesondere bei Unternehmen mit Personen im Stundenlohn kann die Lohnabrechnung tückisch sein.
Wir haben für unsere Kunden und weitere Interessierte zwei Excel-Vorlagen kreiert, welche die Erfassung und Abrechnung der Stunden vereinfachen sollen. Sie finden eine ausgefüllte, welche das nachfolgende Beispiel beinhaltet. Wenn Sie die Datei für sich verwenden möchten, löschen Sie einfach die Inhalte.
Rechtlicher Hinweis: Aufgrund der Dynamik bezüglich der Richtlinien zur Kurzarbeitsentschädigung handelt es sich bei den zur Verfügung gestellten Unterlagen um eine Momentaufnahme. Aus diesem Grund kann die KMU Portal GmbH keinerlei Gewähr und Haftung für die Richtigkeit aller zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente übernehmen.
Gerne übernehmen wir für Sie auch die komplette Abrechnung Ihrer Kurzarbeits-Entschädigungsansprüche. Nehmen Sie unverbindlich mit den SpezialistInnen von KMU Portal Kontakt auf.
Beispiel
Obligatorische Zeiterfassung
Das Zeiterfassungs-Excel zeigt die Stundenerfassung für den Mai 2020. Hans Muster ist zu 100% angestellt und arbeitet gemäss Arbeitsvertrag 42 Stunden die Woche. Er bezieht im Mai 2020 drei Tage Ferien und der Freitag nach Auffahrt wird vom Unternehmen als freier Tag geschenkt. Hans Muster hat jeden Tag seine Arbeitszeit im Excel erfasst. Am 29.05.2020, bevor er ins Wochenende geht, füllt er die letzte Zeile aus und leitet das File zusammen mit einem ausgedruckten unterschriebenen Exemplar Petra Müller, Ehegattin von Inhaber Benjamin Müller und zuständig für die Lohnabrechnungen, weiter. Das gleiche machen die anderen Angestellten auch, egal ob Fest-, Teilzeit- oder auf Stundenlohnbasis angestellt.
Kurzarbeitsentschädigung -Abrechnung
Am Montag 1. Juni 2020 überträgt Petra Müller die Zeiterfassungen der Mitarbeiter mittels Copy/Paste in die Übersicht, wo für jeden Mitarbeiter ein Lasche besteht und die Grunddaten (Name, AHV-Nr., Stellung, Lohn etc.) bereits erfasst sind. Die Mitarbeiter sind:
Benjamin Müller (100% Pensum)
Er ist Inhaber/Verwaltungsrat der Firma Beispiel AG. Eigentlich verdient er CHF 8'000 p.M. inkl. 13. Monatslohn. Als Person mit sogenannt «massgebenden Entscheidungsbefugnissen» kann jedoch nur ein AHV-pflichtiger Lohn von maximal CHF 4'150.00 abgerechnet werden. Das Excel-Tool hat eine entsprechende Bedingung hinterlegt.
Petra Müller (50% Pensum):
Sie ist die Ehegattin von B. Müller und hätte ebenfalls nur einen Anspruch auf maximal CHF 4'150.00 da ihr Lohn tiefer ist, spielt es keine Rolle.
Hans Muster (100% Pensum):
Er verdient CHF 7'000 p.M. inkl. 13. Monatslohn.
Erika Beispiel (100% Pensum):
Sie hat ausserordentliche Fähigkeiten und verdient CHF 15'000.00 p.M. inkl. 13. Monatslohn. Da diese Summe den max. AHV-pflichtigen Lohn von CHF 12'350.00 übersteigt, muss sie angepasst werden, was das Tool automatisch macht.
René Vorlage (80% Pensum):
Er verdient CHF 4’200 p.M. inkl. 13. Monatslohn.
Heidi Zufall (Stundenlohn): Sie hat einen vertraglich vereinbarten Brutto-Stundenlohn von CHF 35.70 und arbeitete durchschnittlich 110 Stunden pro Monat in den letzten 12 Monaten.
Nachdem Petra Müller die Stunden übertragen hat, kann sie aus der ersten, rot eingefärbten Lasche die jeweiligen Totals übernehmen und in das aktuell gültige Formular https://www.arbeit.swiss/dam/secoalv/de/dokumente/formulare/arbeitgeber/kae_covid_19/KAE-Abrechnung%20COVID-19%20d-f-i%20definitiv.xlsx.download.xlsx/KAE-Abrechnung%20COVID-19%20d-f-i%20definitiv.xlsx einfach übertragen und zusammen mit den anderen Unterlagen an die zuständige RAV-Organisation zustellen.
Kurzarbeit - Lohnabrechnung
Der Lohnlauf findet in vielen Unternehmen um den 25. jeden Monats statt. In diesem Zeitpunkt sind die Zeiterfassungen für den Lohnmonat jedoch nicht vollständig, da noch einige Tage zu arbeiten sind. Es empfiehlt sich daher, erst im Folgemonat eine Korrektur für den vergangenen Monat vorzunehmen. In unserem Beispiel überträgt Petra Müller die April-Ausfallstunden gem. Übersicht einfach in das gelbe Kästchen in die Mai-Lohnabrechnung:
Benjamin Müller: 37%
Petra Müller: 46%
Hans Muster: 25%
Erika Beispiel: 31%
Rene Vorlage: 23%
Heidi Zufall: 54h gearbeitet, 56h Ausfallstunden.
Den Rest erledigt die formatierte Excel Vorlage. Sie berücksichtigt auch die Maximums von CHF 4'150.00 bzw. CHF 12'350.00 und kalkuliert automatisch die entsprechenden Kürzungen. Die generierte Lohnabrechnung kann direkt als Vorlage verwendet werden oder als Kontrolle für die eigene Abrechnung.
KMU Portal steht Ihnen gerne für Auskünfte zur Verfügung, nimmt aber auch gerne Anregungen zur Verbesserung der Vorlage entgegen.
Excel: Zeiterfassung Hans Muster Mai 2020
Excel: Abrechnungsübersicht Beispiel AG inkl. Lohnabrechnungen